Préparer les spécifications du produit pour une demande d'exportation

Transformer le nom d'un produit en spécifications Un acheteur demandant du curcuma, du cumin ou des lentilles peut avoir un produit clair en tête, mais le fournisseur a besoin de ces attentes par écrit. Commencez par le nom commun du produit, l’application prévue, le formulaire requis et le pays de destination. Un fabricant d’ingrédients peut avoir besoin d’une qualité ou d’un niveau de transformation différent de celui d’un grossiste ou d’un détaillant. Indiquez si l'exigence est préliminaire ou prête à faire l'objet d'une demande formelle. offre. Choisissez des mesures qui correspondent au produit. Une spécification de graine d’épice peut mentionner la pureté, les matières étrangères et l’humidité. Un acheteur de poudre peut également demander une plage granulométrique. Pour une légumineuse, la forme, la récolte, la taille, la couleur et les grains cassés ou endommagés autorisés peuvent avoir de l'importance. Pour les produits à base de noix de coco, les exigences relatives à un ingrédient alimentaire différeront de celles applicables à la tourbe de coco horticole. Les unités, les méthodes et les plages acceptables doivent être indiquées ensemble. Échantillons et tests Demandez comment un échantillon représentatif sera prélevé et s'il reflète le même traitement, la même culture et la même qualité proposés pour la commande. Convenez de la quantité d’échantillon nécessaire, de qui paie les frais d’expédition et de la manière dont l’échantillon approuvé sera identifié. L’inspection visuelle peut être utile pour l’apparence, mais elle ne peut pas remplacer l’analyse en laboratoire lorsque l’acheteur ou la destination exige un test. Le Spices Board of India décrit sa qualité services d’évaluation et programmes de tests obligatoires. Le test applicable dépend de l'épice, de la forme du produit, de la destination et des règles en vigueur. Les acheteurs et les exportateurs doivent confirmer les exigences relatives à l'expédition réelle. Source : https://indianspices.com/quality-evaluation-laboratory.html Détails d'emballage et commerciaux Décrivez le type d'emballage et son poids net, la protection intérieure, les exigences relatives aux palettes, les marquages ​​des lots et le langage de l'étiquette. Si une œuvre d'art ou des marques privées sont nécessaires, identifiez qui les fournit et les approuve. Discutez de la quantité de commande prévue, de la fréquence prévue, de la date de livraison demandée et du port de destination ou de l'emplacement final. Un devis est plus facile à comparer lorsque les fournisseurs reçoivent la même exigence écrite. Passez en revue la base de prix, la règle Incoterms et le lieu désigné, les tests inclus, les exemples de coûts, les conditions de paiement et la date de validité. L'offre écrite et les spécifications approuvées doivent match avant que l’une ou l’autre des parties ne confirme la commande. Travailler avec Hemera Prime Export Hemera Prime Export, basée à Gujarat, en Inde, discute de l'approvisionnement en produits, de la communication avec les fournisseurs, de l'emballage, des documents d'exportation et de la coordination des expéditions avec les acheteurs. Envoyez d'abord les détails du produit et la destination. Les questions concernant la disponibilité, l'échantillonnage et les prochaines étapes pratiques peuvent ensuite être traitées pour la commande spécifique. Examen de la première offre Lorsqu'une proposition arrive, vérifiez le produit exact et la note par rapport à la demande initiale. Recherchez les unités manquantes, les termes ambigus tels que qualité supérieure ou qualité d'exportation, ainsi que toute différence entre l'échantillon et la spécification écrite. Demandez si la quantité proposée est disponible en un seul lot ou si elle sera assemblée à partir de plusieurs lots. Si la traçabilité est importante, convenez des informations sur le lot qui accompagneront les marchandises. Conservez les décisions dans un procès-verbal daté. Documenter qui approuvé l'échantillon, quelle méthode de laboratoire s'applique et si les illustrations d'emballage ont été approuvées. Ces détails facilitent la résolution des questions si la commande change avant l'expédition. Un examen final avec l'acheteur et le fournisseur permet de relier l'offre commerciale, les spécifications et les documents. Définir clairement le produit Utiliser le nom compris par les deux parties et ajouter la forme et l'application prévue. Pour une épice moulue, précisez si la Le matériau est un ingrédient unique ou un mélange et identifie la taille de particule attendue. Pour une épice entière, décrivez la qualité et l’apparence qui sont importantes pour l’acheteur. Évitez de vous fier à une expression telle que qualité à l’exportation sans en définir le sens. Une spécification peut séparer les limites essentielles des préférences. Par exemple, un acheteur peut avoir besoin d’un plafond d’humidité défini tout en traitant une conception d’emballage particulière comme une préférence. Où un résultat doit être mesuré, indiquer l'unité, la méthode d'échantillonnage, la méthode de laboratoire et les critères d'acceptation. Si une exigence est encore inconnue, marquez-la comme ouverte et décidez qui la confirmera. Utiliser un échantillon de manière responsable Un échantillon peut aider à établir l'apparence, l'arôme ou la couleur, mais il n'est utile que lorsqu'il représente l'approvisionnement proposé. Enregistrez sa date, sa source, sa qualité et sa référence d'identification. Demandez si les marchandises proviendront d'un seul lot ou de plusieurs, car un un seul petit échantillon peut ne pas décrire la variation dans un envoi plus important. Si l'acheteur a besoin de tests, discutez de la personne qui prélèvera l'échantillon, du laboratoire qui le testera et si la même méthode sera utilisée pour une expédition commerciale ultérieure. Un certificat n'a de sens que lorsque l'échantillon et les paramètres testés se rapportent aux marchandises réelles et aux exigences convenues. Conservez ensemble l’approbation de l’échantillon et la spécification écrite. Destination et nourriture Les règles de sécurité peuvent différer selon le produit, la forme et la destination. Une exigence relative à une épice moulue ne peut pas être automatiquement appliquée à une graine entière ou à un produit non alimentaire à base de noix de coco. Les acheteurs et les exportateurs doivent vérifier les exigences actuelles du pays importateur et des autorités compétentes avant d'accepter la commande. Pour les épices, le Conseil des épices fournit des informations sur l'évaluation et les tests de qualité ; ses orientations doivent être vérifiées pour le cas spécifique consignation. Indiquez toute langue requise sur l’étiquette, les informations sur les ingrédients, le codage des lots et le matériel d’emballage. Si l'acheteur fournit une œuvre d'art, convenez du processus d'approbation et de la personne responsable de la vérification des exigences locales en matière d'étiquetage. Des instructions claires réduisent le risque d’imprimer des emballages qui ne peuvent pas être utilisés sur le marché de destination. Examen de l'offre finale Comparez les offres en utilisant la même quantité, les mêmes spécifications, l'emballage, les tests et la livraison base. Un prix inférieur peut omettre un service ou utiliser une qualité différente. L'offre doit identifier le délai de livraison convenu et le lieu convenu, la validité du devis, les conditions de paiement et le calendrier de préparation prévu. Demandez quels détails sont confirmés et lesquels dépendent de la disponibilité. Avant de confirmer une commande, rapprochez la spécification approuvée avec l'échantillon, le bon de commande et l'offre du fournisseur. Gardez une trace claire de tout changement convenu. Hemera Prime Exportation peut discuter de l'approvisionnement, de la communication avec les fournisseurs et de la planification des expéditions autour de ces détails convenus, sous réserve de la disponibilité du produit et des exigences de chaque transaction.